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El mantenimiento informático para empresas es el servicio que mantiene al día los equipos, los servidores, la red y las copias de seguridad para que fallen lo menos posible, y que resuelve las incidencias cuando aun así fallan. En una pyme sin informático en plantilla es la diferencia entre un ordenador lento y una mañana entera sin facturar. Esta guía explica qué debe incluir, qué modalidades hay, qué mirar en el SLA y qué preguntar antes de firmar.
Qué es el mantenimiento informático y en qué se diferencia del soporte
El mantenimiento informático es el trabajo periódico que mantiene los sistemas de una empresa actualizados, vigilados y documentados. Su objetivo es que las averías no lleguen a producirse y que, cuando se producen, se resuelvan rápido y sin perder datos.
Se confunde a menudo con el soporte, y no es lo mismo. El soporte apaga fuegos: atiende las incidencias y las dudas de los usuarios cuando algo ya ha fallado. El mantenimiento evita que se enciendan: instala los parches, vigila los discos y los servidores y comprueba que las copias funcionan. Casi todos los contratos incluyen las dos cosas, y lo que conviene mirar es cuánto peso tiene cada una. Un contrato que solo cubre el soporte informático para empresas te garantiza que alguien atienda cuando algo se rompe, no que se rompa menos.
La mayoría de las pymes lo encarga fuera porque no tiene a quién encargárselo dentro:
Qué incluye un buen mantenimiento informático para empresas
Un buen contrato no lista tareas: dice qué se hace, cada cuánto y cómo lo compruebas tú. Esa última columna es la que separa un servicio serio de uno que solo factura. Si el proveedor no puede enseñarte la prueba, da igual lo que ponga el contrato.
| Área | Qué se hace | Cada cuánto | La prueba que debes pedir |
|---|---|---|---|
| Inventario | Equipos, servidores, licencias, altas y bajas de usuarios | Continuo | El inventario actualizado, cada trimestre |
| Parches | Sistema operativo, aplicaciones y firmware de firewall, NAS y wifi | Mensual, y los urgentes en días | Informe de equipos al día y pendientes |
| Vigilancia | Discos, servidores, red y servicios, con alertas antes del fallo | Continua y automática | Las alertas del mes y qué se hizo con cada una |
| Copias de seguridad | Comprobar que se hacen y que se pueden restaurar | Revisión diaria, restauración de prueba periódica | Acta de la última prueba de restauración |
| Protección de equipos | Antivirus o EDR gestionado, no solo instalado | Continua | Estado de cada equipo en la consola |
| Correo y Microsoft 365 | Altas, bajas, doble factor, buzones | Continuo | Usuarios activos y con doble factor |
| Atención a usuarios | Remota y presencial, según el SLA | Según el SLA | Tiempos reales del mes |
| Ciclo de vida | Avisar de fines de soporte y planificar renovaciones | Anual | Plan de renovación con fechas |
| Documentación | Contraseñas en un gestor, esquema de red, procedimientos | Continua | Que sea tuya y te la entreguen si cambias de proveedor |
Los parches son lo que más se retrasa cuando todo parece funcionar, y es justo lo que más se nota en las cifras de ciberseguridad del último año en España:
Por eso el contrato tiene que fijar plazos para instalar los parches y un informe que demuestre que se cumplen. Las otras dos filas que más se descuidan son estas:
Una copia que nunca se ha restaurado es una suposición. Pide el acta de la última prueba, con la fecha y lo que se recuperó. Es lo primero que revisamos en cualquier servicio de copias de seguridad para empresas.
Instalado no es lo mismo que gestionado: alguien tiene que mirar las alertas y actuar. Si necesitas que vigilen y respondan fuera de horario, eso es detección y respuesta gestionada, y suele contratarse aparte.
- Proyectos: migraciones, instalaciones nuevas, mudanzas de oficina
- Hardware y piezas de recambio
- Licencias de software
- Ciberseguridad avanzada, como la vigilancia 24×7
- Desplazamientos fuera de la zona pactada
Que queden fuera no es un problema. El problema es enterarte con la primera factura.
Tipos de mantenimiento informático
Si buscas información sobre el tema, verás casi siempre la misma clasificación: preventivo, correctivo y evolutivo. La explicamos con ejemplos en nuestra página de mantenimiento informático en Barcelona, así que aquí vamos a lo que importa al contratar.
La norma de referencia, ISO/IEC 14764, nació para el mantenimiento de software, pero su clasificación sirve igual para los sistemas de una empresa. Distingue cuatro categorías en dos grupos (SWEBOK, IEEE):
Corregir
CorrectivoArreglar lo que ha fallado.
PreventivoCorregir un problema antes de que cause una avería.
Mejorar
AdaptativoAjustar los sistemas a un cambio, como un sistema operativo nuevo o un programa que deja de ser compatible.
PerfectivoMejorar el rendimiento o añadir funciones.
Cuando compares ofertas, fíjate en qué grupo pone cada proveedor cosas como una actualización de versión del ERP o el cambio de un servidor: ahí es donde aparecen las facturas que no esperabas.
Modalidades de contrato: bolsa de horas, cuota mensual o servicio gestionado
Hay tres formas habituales de contratar el mantenimiento informático para empresas, y la diferencia no es solo de precio: cambia lo que le interesa al proveedor.
Bolsa de horas
Horas pagadas por adelantado
- Pagas solo lo que usas
- Al proveedor no le compensa prevenir
- Las horas caducan
Para quiénPocas incidencias y algo de conocimiento interno
Cuota mensual
Fijo por usuario o por equipo
- Coste previsible
- El preventivo va incluido
- Hay que leer bien qué queda fuera
Para quiénLa más habitual en pymes
Servicio gestionado
Fijo por todo el entorno
- El proveedor gana si nada falla
- Cuota más alta
- Exige confianza en el proveedor
Para quiénEmpresas sin personal técnico
Con una bolsa de horas, el proveedor factura más cuanto más falla todo. Con una cuota, gana más cuanto menos falla, porque cobra lo mismo y trabaja menos.
Por eso la cuota y el servicio gestionado empujan al proveedor a prevenir, y la bolsa de horas no. La bolsa tiene sentido en una empresa con pocas incidencias y alguien dentro que resuelve lo básico. Si dependes de los ordenadores para vender, producir o facturar, una cuota fija te da un coste previsible y un proveedor con motivos para que nada se rompa. El siguiente paso son los servicios IT gestionados, que encajan cuando no tienes a nadie técnico en la empresa y prefieres que el proveedor se haga cargo de todo por un único precio.
El SLA: lo que de verdad estás contratando
El SLA, o acuerdo de nivel de servicio, es la parte del contrato que dice en cuánto tiempo te atienden y en cuánto lo arreglan. Es lo que de verdad compras, más que la lista de tareas. Lo primero es no confundir dos tiempos:
Lo que tarda alguien en empezar a trabajar en tu incidencia.
Lo que tarda en volver a funcionar.
Un SLA que solo promete respuesta te asegura que alguien te llame pronto, no que el servidor vuelva a funcionar esa mañana. Pide los dos tiempos por escrito.
Los tiempos se fijan por prioridad. La clasificación más extendida sigue el modelo de ITIL y se parece a esta:
| Prioridad | Qué significa | Ejemplo |
|---|---|---|
| Crítica | Un servicio caído para toda la empresa | No funciona el correo o no se puede entrar al servidor de archivos |
| Alta | Un servicio importante funciona mal | El programa de facturación va tan lento que no se puede trabajar |
| Media | Afecta a un solo usuario | Un portátil que no arranca |
| Baja | Una petición, no una avería | Dar de alta a una persona nueva |
Además de los tiempos por prioridad, el SLA tiene que dejar claro:
- El horario cubierto: solo laborable o 24×7.
- Cómo se miden los tiempos y desde cuándo empiezan a contar.
- Qué informe recibes y cada cuánto.
- Qué pasa si no se cumple: descuentos, penalizaciones o derecho a cancelar el contrato.
Si lo que necesitas es solo la atención a los usuarios, con sus propios tiempos pactados, eso es un helpdesk externalizado, y se puede contratar junto al mantenimiento o por separado.
Fechas que no pueden esperar: Windows 10 y Windows Server 2016
Hay tareas de mantenimiento con fecha fija, y las que llegan ahora salen caras si se dejan para el último momento.
- Termina el soporte de Windows 10, Office 2016 y 2019 y Exchange 2016 y 2019
Windows 10 se queda sin parches gratuitos. Las empresas que lo siguen usando tienen que pagar las actualizaciones de seguridad extendidas (ESU): 61 dólares por equipo el primer año, y el precio se duplica cada año, con un máximo de tres (Microsoft).
El mismo día terminaron el soporte Office 2016 y 2019 (Office) y Exchange Server 2016 y 2019 (Exchange). Si tu empresa sigue usando alguno, ya va con retraso.
- Empieza el segundo año de actualizaciones extendidas de Windows 10
La cuenta es acumulativa: quien se apunta en el segundo año paga también el primero (calendario de las ESU). Hecha la cuenta, serían 122 dólares por equipo el segundo año, más los 61 del primero para quien no lo pagó.
Hay una excepción: las ESU son gratuitas para los equipos virtuales con Windows 10 en Windows 365, Azure Virtual Desktop y Azure.
- Windows Server 2016 pierde el soporte
Microsoft ha anunciado actualizaciones extendidas también para este sistema, pero todavía no ha publicado su precio (Microsoft).
Un buen proveedor de mantenimiento no espera a que te enteres por las noticias: tiene el inventario de lo que está afectado y te ha presentado un plan de renovación o de migración, con fechas y presupuesto.
¿Sigues con equipos en Windows 10 o servidores con Windows Server 2016?
Te hacemos el inventario de lo que está afectado y el plan de migración, con fechas y presupuesto.
Cuánto cuesta el mantenimiento informático de una empresa
No hay un precio que sirva para todas: el mantenimiento informático de una empresa se presupuesta según lo que hay que mantener y cómo. Lo que más mueve el precio es esto:
- El número de usuarios y de equipos
- Si hay servidores propios, y si están virtualizados
- El horario cubierto: laborable o 24×7
- Si la atención es solo remota o también presencial
- Si la seguridad de los equipos va incluida o aparte
- El número de oficinas o sedes
Para comparar dos presupuestos, ponlos en la misma unidad: precio por usuario y mes, con lo mismo dentro. Después mira la lista de lo que queda fuera y cuánto cuesta salir del contrato. Una cuota barata con muchas exclusiones y una permanencia larga puede acabar saliendo más cara que una más alta que lo cubre todo.
Cómo elegir empresa de mantenimiento informático: 10 preguntas antes de firmar
Son las preguntas que harías si ya hubieras tenido un mal proveedor. Hazlas por escrito y guarda las respuestas: te sirven para comparar ofertas y después como base del contrato.
- ¿Qué incluye la cuota y qué se factura aparte?Pide también la lista de exclusiones, no solo la de tareas.
- ¿Qué tiempos de respuesta y de resolución firmáis por prioridad, y en qué horario?Si solo hablan de respuesta, insiste.
- ¿Cómo comprobáis que las copias se pueden restaurar, y cada cuánto?La buena respuesta incluye un acta con fecha.
- ¿Quién tiene las contraseñas de administrador y dónde quedan documentadas?Tienen que estar en un gestor al que tú también puedas entrar.
- Si quiero cambiar de proveedor, ¿qué me entregáis y en qué plazo? ¿Hay permanencia?Es la pregunta que más se olvida y la que más duele después.
- ¿La protección de los equipos está incluida y la gestionáis, o solo la instaláis?Instalar un antivirus no es gestionarlo.
- ¿Quién hace el trabajo: un equipo propio o una empresa subcontratada?Si subcontratan, pregunta a quién y con qué tiempos.
- ¿Qué informe recibo y cada cuánto?Pide un ejemplo real, con los datos del cliente ocultos.
- ¿Podéis venir a la oficina? ¿En cuánto tiempo?Hay averías que no se arreglan en remoto.
- ¿Me avisáis de los fines de soporte con un plan y un presupuesto?Si no, te enterarás tú, y tarde.
Señales de que tu mantenimiento actual no funciona
- Las mismas incidencias se repiten cada pocas semanas.
- Nadie sabe decirte cuántos equipos tiene la empresa.
- Nunca has visto una prueba de restauración de las copias.
- Te enteras de los fines de soporte por las noticias.
- El proveedor solo aparece cuando le llamas.
Si te reconoces en alguna, empieza por saber cómo están de verdad tus sistemas. Una auditoría de ciberseguridad te dice qué está sin actualizar, qué está expuesto y qué no vigila nadie, y te da una base para exigir mejoras a tu proveedor o para cambiar de empresa.
Preguntas frecuentes
¿Qué incluye un contrato de mantenimiento informático?
Como mínimo: inventario, parches, vigilancia de servidores y red, revisión de copias con pruebas de restauración, protección de los equipos, atención a usuarios con tiempos pactados y un informe periódico. Lo importante es que quede escrito qué se hace, cada cuánto y cómo lo compruebas.
¿Cuánto cuesta el mantenimiento informático de una empresa al mes?
Depende del número de usuarios y equipos, de si hay servidores, del horario cubierto y de si la seguridad va incluida. Lo habitual es una cuota por usuario o por equipo. Para comparar ofertas, pide el precio con el mismo alcance y la lista de lo que queda fuera.
¿Bolsa de horas o cuota mensual: qué conviene a una pyme?
La bolsa de horas encaja si tienes pocas incidencias y alguien dentro que resuelve lo básico. Si dependes de los sistemas para vender y facturar, la cuota es más previsible y obliga al proveedor a prevenir, porque cobra lo mismo falle o no.
¿Es mejor un informático en plantilla o externalizar?
Solo el 16,8 % de las empresas españolas de 10 o más empleados tiene especialistas TIC en plantilla (INE, 2025). Una persona interna conoce el negocio; un proveedor cubre vacaciones, guardias y especialidades. Muchas empresas combinan las dos cosas.
¿Qué es un SLA y qué tiempos debo exigir?
El SLA es el compromiso de servicio: en cuánto empiezan a trabajar en tu incidencia (respuesta) y en cuánto la resuelven (resolución), según su gravedad y en qué horario. Exige los dos tiempos por escrito y un informe mensual que demuestre que se cumplen.
¿Cómo cambio de empresa de mantenimiento sin perder nada?
Exige por contrato la entrega de la documentación, las contraseñas y las cuentas de administrador, y un periodo de traspaso con los dos proveedores. Antes de firmar, pregunta qué te entregan si te vas y en qué plazo.
¿Qué hago con los equipos que siguen en Windows 10?
Desde el 14 de octubre de 2025 no reciben parches gratis. Puedes pagar las actualizaciones extendidas mientras renuevas (61 dólares por equipo el primer año, el doble cada año) o pasar a Windows 11 los equipos compatibles. Lo sensato es hacer un inventario y un plan con fechas.
Qué pedir a tu mantenimiento informático
Un buen mantenimiento informático para empresas se reconoce por tres cosas:
- Todo por escritoQué se hace, cada cuánto y cómo lo compruebas tú.
- Tiempos firmadosDe respuesta y de resolución, por prioridad y con horario.
- Se adelantaA las fechas que obligan a renovar, con plan y presupuesto.
Si tu contrato actual falla en alguna, ya sabes qué preguntar.
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Escribe sobre ciberseguridad, protección del dato e infraestructura IT a partir de lo que plantean las empresas y administraciones con las que trabaja ITGLOBAL.